Datenschutz im SCP Cockpit

Hier steht, welche Daten das Cockpit verarbeitet, wer sie sieht und welche Rechte Sie haben.

• Verantwortlicher
• Datenschutzbeauftragter
• Hosting und Server-Logfiles
• Anmeldung
• Cookie und lokaler Speicher
• Daten im Cockpit
• Aktivitätsprotokoll
• Feedback und Fragen
• E-Mails aus dem Cockpit
• Datensicherung
• Wer Ihre Daten erhält
• Speicherdauer
• Ihre Rechte
• Beschwerde

Verantwortlicher

Datenschutzbeauftragter

Benjamin Lambeck, Kortumstraße 5, 44787 Bochum, office@ish-gruppe.de (Betreff „Datenschutz“).

Hosting und Server-Logfiles

Das Cockpit läuft auf Servern der Blaschke Solutions GmbH, Schallbruch 41a, 42781 Haan. Mit ihr haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Sie verarbeitet die Daten nur nach unserer Weisung.

Bei jedem Aufruf speichert der Server kurz technische Angaben: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um das Cockpit sicher und fehlerfrei bereitzustellen und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Anmeldung

Sie melden sich mit einem Anmeldelink an, den wir an Ihre E-Mail-Adresse schicken. Der Link gilt 30 Minuten und funktioniert nur einmal. Beim Anfordern speichern wir die E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt und die IP-Adresse, um Missbrauch zu verhindern. Abgelaufene Links löscht das System automatisch.

Einzelne Zugänge, etwa für Tests, nutzen ein Passwort. Es wird nur als nicht umkehrbarer Hash gespeichert.

Zu Ihrem Zugang speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle (ISH, Trainer:in oder Schule), die Zuordnung zu Schulen und den Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil der Zugang zur Zusammenarbeit mit dem ISH gehört. Bei Ansprechpersonen von Schulen stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, die mit der Schule vereinbarte Begleitung abzuwickeln. Bei Beschäftigten des ISH gilt zusätzlich § 26 BDSG.

Cookie und lokaler Speicher

Nach der Anmeldung setzen wir ein Cookie namens scp_token. Es enthält eine zufällige Kennung, mit der der Server Sie wiedererkennt. Das Cookie ist nur über verschlüsselte Verbindungen und nicht für Skripte lesbar. Es bleibt bestehen, bis Sie sich abmelden. Zur Absicherung der Sitzung speichern wir dazu die IP-Adresse und die Browserkennung vom Zeitpunkt der Anmeldung.

Außerdem merkt sich Ihr Browser im lokalen Speicher ein paar Einstellungen: helle oder dunkle Darstellung, die zuletzt geöffnete Ansicht und ob Sie die Einführungstour schon gesehen haben. Diese Angaben verlassen Ihr Gerät nicht. Sie können sie jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Beides ist für den Dienst, den Sie nutzen, unbedingt erforderlich. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für die Sitzungsdaten zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig, deshalb gibt es keinen Cookie-Banner.

Daten im Cockpit

Im Cockpit werden folgende Daten gepflegt:

Zweck ist die Planung, Dokumentation und Abrechnung der Begleitung im Startchancen-Programm. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO sowie für abrechnungsrelevante Angaben Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Bitte tragen Sie in Notizen und Themen keine Daten über Schüler:innen ein, insbesondere keine Namen und keine Angaben zu Gesundheit, Förderbedarf oder familiärer Situation. Das Cockpit ist dafür nicht gedacht.

Aktivitätsprotokoll

Das Cockpit protokolliert Änderungen, zum Beispiel wer wann einen Termin angelegt oder als erledigt markiert hat, jeweils mit IP-Adresse. So bleibt nachvollziehbar, wie eine Abrechnung zustande gekommen ist, und Missbrauch fällt auf. Das Protokoll sehen nur Administrator:innen im ISH. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Feedback und Fragen

Über die Schaltfläche „Feedback & Fragen“ unten rechts können Sie dem ISH direkt schreiben. Je nach Thema geht die Nachricht per E-Mail an eine bestimmte Person:

• Ideen, Kritik und technische Probleme an Krischan von Dahlen
• Fragen zu Rechnungen an Nadine Hoven
• Fragen zu Schulen und Kontingenten an Kristina Druskus

Die Nachricht wird im Cockpit nicht gespeichert. Sie liegt danach nur im E-Mail-Postfach der Empfängerin oder des Empfängers und wird gelöscht, wenn das Anliegen erledigt ist.

Feedback zum Cockpit

Ob wir Sie zu Ihrem Feedback kontaktieren dürfen, entscheiden Sie selbst. Ohne Häkchen kommt Ihr Feedback anonym an: nur mit Ihrem Text und Ihrer Rolle (ISH, Trainer:in oder Schule), ohne Namen und ohne E-Mail-Adresse. Anonym bleibt es natürlich nur, wenn Sie im Text selbst keine Angaben zu Ihrer Person machen.

Mit Häkchen schicken wir Ihren Namen, Ihre Rolle, bei Schulen den Schulnamen und Ihre E-Mail-Adresse mit, damit wir nachfragen können. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa per E-Mail an office@ish-gruppe.de.

Fragen und technische Probleme

Damit wir antworten können, gehen hier immer Ihr Name, Ihre Rolle, bei Schulen der Schulname und Ihre E-Mail-Adresse mit. Bei technischen Problemen hängen wir zusätzlich die gerade geöffnete Ansicht, die Version des Cockpits und die Kennung Ihres Browsers an. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Schutz vor Missbrauch

Pro Person sind höchstens acht Nachrichten pro Stunde möglich. Dafür zählt der Server kurzzeitig mit, über eine verschlüsselte Kennung ohne Namen. Der Zähler wird nach spätestens zwei Stunden gelöscht. Bei Fragen und Feedback mit Kontaktwunsch vermerkt das Aktivitätsprotokoll, dass eine Nachricht an wen gegangen ist, aber nicht, was darin stand. Bei anonymem Feedback gibt es keinen Vermerk.

E-Mails aus dem Cockpit

Anmeldelinks und Nachrichten verschickt das Cockpit über den Mailserver unseres Hosters. Weitere Dienstleister sind nicht beteiligt.

Datensicherung

Damit bei einem technischen Problem nichts verloren geht, sichern wir die Datenbank täglich. Die Sicherungen liegen beim Hoster außerhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs und werden nach 30 Tagen überschrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 32 DSGVO.

Wer Ihre Daten erhält

Innerhalb des ISH sehen nur die Personen Daten, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Die Rollen im Cockpit regeln das. Außerhalb des ISH verarbeitet nur unser Hoster die Daten, und zwar als Auftragsverarbeiter. Wir übermitteln keine Daten in Länder außerhalb der EU, verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung. Eine automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Speicherdauer

Wir speichern Daten, solange die Zusammenarbeit im Startchancen-Programm läuft und danach, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für abrechnungsrelevante Angaben sind das bis zu zehn Jahre nach dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung. Endet ein Zugang, sperren wir die Anmeldung. Bereits erfasste Termine bleiben für die Abrechnung erhalten. Alles, was nicht mehr gebraucht wird, löschen wir.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Eine formlose E-Mail an office@ish-gruppe.de genügt.

Beschwerde

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für das ISH zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, ldi.nrw.de.

Stand: September 2026